Digitale dokumentationskrav – revisor og myndigheder

Digitaliseringen har ændret hele måden, virksomheder og myndigheder arbejder på. Hvor regnskaber tidligere kunne afleveres i papirform med mapper fulde af bilag, er dokumentationskravene i dag flyttet over i digitale systemer. Det betyder både nye muligheder og nye udfordringer for virksomheder.

På den ene side er digitale løsninger mere effektive, gennemsigtige og tilgængelige. På den anden side stiller myndighederne stadig større krav til, hvordan virksomheder opbevarer, dokumenterer og indberetter deres data. For mange virksomheder kan det være svært at følge med i de mange regler og systemer – og det er her revisorens rolle bliver afgørende.

En revisor Holstebro med indsigt i de digitale dokumentationskrav kan hjælpe virksomheder med at sikre, at de lever op til myndighedernes standarder. Samtidig kan revisoren sørge for, at digitaliseringen bruges til at skabe værdi, frem for blot at være en administrativ byrde.

Hvorfor digitale dokumentationskrav er vigtige

Digitale dokumentationskrav handler grundlæggende om gennemsigtighed og kontrol. Myndighederne vil sikre sig, at virksomhedens regnskab afspejler virkeligheden, og at der ikke sker fejl eller bevidst manipulation.

Når dokumentationen er digital, bliver det lettere at:

• Spore transaktioner fra start til slut.

• Undgå tab af bilag og vigtige oplysninger.

• Kontrollere data hurtigt og præcist.

• Integrere økonomisystemer med offentlige systemer, fx SKATs indberetningsplatforme.

Men kravene betyder også, at virksomheder skal have styr på processerne. Mangler der bilag, er filerne forældede, eller er systemet ikke sat korrekt op, kan konsekvensen være bøder, ekstra skat eller lange sagsbehandlingstider.

Fra papir til digitalt – en historisk udvikling

For blot 20 år siden var det normalt, at en revision foregik med bunker af ringbind og mapper fulde af bilag. Revisor skulle manuelt bladre sig igennem fakturaer, bankudtog og kontrakter.

I dag er det et helt andet billede:

• Bilag uploades via apps og lagres automatisk i skyen.

• Banktransaktioner hentes direkte ind i regnskabsprogrammet.

• Fakturaer sendes elektronisk via e-fakturering.

• Indberetning af moms og skat sker via digitale platforme.

Denne udvikling har gjort regnskabsprocessen hurtigere, men den har også betydet, at myndighederne har kunnet hæve kravene. Hvis teknologien gør det muligt at levere data i realtid, forventes det også, at virksomhederne kan efterleve det.

Typiske digitale dokumentationskrav

De digitale dokumentationskrav varierer afhængigt af virksomhedens størrelse, branche og systemer, men nogle af de mest almindelige inkluderer:

• Elektronisk opbevaring af bilag: Bilag skal gemmes digitalt i mindst 5 år, og de skal kunne fremvises ved kontrol.

• Automatiseret bogføring: Mange regnskabsprogrammer kræver, at transaktioner automatisk matches med bilag.

• Digitale signaturer: Aftaler og godkendelser skal kunne dokumenteres elektronisk.

• Integration med myndighedssystemer: Fx eIndkomst til indberetning af løn og SKATs momsindberetningssystem.

Hvis disse krav ikke overholdes, kan myndighederne afvise fradrag, pålægge bøder eller kræve yderligere dokumentation.

Revisors rolle i forhold til myndighederne

Revisoren fungerer som bindeled mellem virksomheden og myndighederne. Det handler ikke kun om at sikre, at tallene stemmer, men også om at dokumentationen lever op til de digitale krav.

Revisor kan hjælpe med at:

• Vurdere, om virksomhedens systemer er sat korrekt op.

• Sikre, at bilag opbevares og organiseres digitalt på en måde, myndighederne accepterer.

• Rådgive om, hvordan man bedst integrerer systemerne med SKATs platforme.

• Udføre stikprøver og kontroller, der forhindrer fejl, før myndighederne opdager dem.

For virksomheder betyder det, at revisoren ikke kun er en garant for regnskabet, men også for, at dokumentationskravene overholdes i praksis.

Eksempel fra praksis – Holstebro

En mellemstor virksomhed i Holstebro oplevede problemer, da SKAT bad om dokumentation for en række fradrag. Virksomheden havde bilagene, men de lå spredt på forskellige drev og i papirform. Resultatet var lange forsinkelser og risiko for, at fradragene ville blive afvist.

Efter at en revisor Holstebro hjalp med at indføre et digitalt dokumentationssystem, blev alle bilag samlet i ét regnskabsprogram med integration til banken og SKAT. Ved næste kontrol kunne virksomheden på få minutter fremvise den nødvendige dokumentation, og hele processen blev langt mere gnidningsfri.

Fordele ved at have styr på digitale dokumentationskrav

Når en virksomhed overholder de digitale krav, får den ikke kun ro i forhold til myndighederne. Der er også en række forretningsmæssige fordele:

• Effektivitet: Mindre tid på administration, mere tid til kerneforretningen.

• Overblik: Løbende indsigt i økonomien via dashboards og rapporter.

• Sikkerhed: Digitale løsninger minimerer risikoen for tabte bilag.

• Tillid: Banker og investorer får større tillid til en virksomhed, der kan dokumentere alt digitalt.

Fremtidens digitale krav

Digitaliseringen stopper ikke her. I fremtiden kan virksomheder forvente endnu større krav om realtidsindberetning, automatiseret rapportering og integration mellem flere systemer.

Det betyder, at revisorens rolle også vil udvikle sig. Revisor skal ikke kun forstå økonomi og lovgivning, men også være fortrolig med digitale løsninger, datasikkerhed og integrationer.

Digitale dokumentationskrav er blevet en fast del af hverdagen for virksomheder, og de bliver kun mere omfattende i fremtiden. For at undgå problemer med myndighederne er det afgørende at have styr på både systemer og processer.

En revisor Holstebro kan hjælpe med at sikre, at virksomheden lever op til kravene – og samtidig bruge digitaliseringen til at skabe overblik og effektivitet. Dermed bliver dokumentation ikke blot en pligt, men en ressource, der styrker både økonomien og tilliden til virksomheden.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er digitale dokumentationskrav?
Det er myndighedernes krav til, hvordan virksomheder skal gemme, opbevare og indberette regnskabsdata digitalt.

Hvad sker der, hvis kravene ikke overholdes?
Det kan føre til bøder, afviste fradrag og længere sagsbehandling hos SKAT.

Hvordan kan en revisor hjælpe?
Revisor vurderer systemer, sikrer korrekt dokumentation og hjælper med integration til myndighedernes platforme.